10 Tipps für eine effiziente To-do-Liste

Lassen Sie ihn, der noch nie versucht hat, eine To-do-Liste zu erstellen, den ersten Stein werfen. Wir wissen, dass die meisten Menschen mindestens einmal in ihrem Leben versucht haben, die Methode anzuwenden, um zu versuchen, ihr Leben ein wenig zu organisieren. Bei manchen hat es sehr gut geklappt, bei anderen… Wenn Sie noch keinen Erfolg bei der Vorbereitung hatten, machen Sie sich keine Sorgen. Um Ihnen zu helfen, die showmetech getrennt 10 Tipps für eine effiziente To-do-Liste und das Versprechen, ein für alle Mal Ordnung in Ihre Routine zu bringen!

Neben Verhaltensvorschlägen, die für ein besseres Ergebnis übernommen werden sollten (glauben Sie mir, das ist das Wichtigste), bringen wir Ihnen auch einige sehr nützliche Apps, die Ihnen in dieser neuen Lebensphase helfen werden. Bereit für ein produktiveres Jahr 2022 mit überraschenden Ergebnissen? Schauen Sie sich also die Tipps und Vorschläge an, die wir für Sie vorbereitet haben.

Warum eine To-Do-Liste erstellen?

Aufgabenlisten sind eine der besten Möglichkeiten, Ihre Produktivität zu steigern. Eine Routine kann verwirrend und voller Aufgaben sein, egal ob Sie arbeiten oder studieren, und besonders wenn Sie beides tun. Im gegenwärtigen Alltag der Menschen ist es sehr üblich, sich zwischen so vielen Aufgaben verloren zu fühlen und nicht zu wissen, wie man den ersten Schritt macht. Ganz zu schweigen davon, dass dieses Gefühl Stress erzeugen kann, einer der großen Feinde Ihres Wohlbefindens.

Wenn Sie sich unter Druck fühlen und am Ende mehrere Stunden am Stück arbeiten, können Sie Erschöpfung aufbauen, Schlaflosigkeit entwickeln und gereizt werden. So geht die Lebensqualität verloren. Auf diese Weise ist eine gut organisierte To-Do-Liste für Sie unerlässlich:

• Holen Sie sich mehr Zeit mit der Familie;
• erhalten Sie die Chance, Ihre Hobbys zu entwickeln;
• verstehen, was in Ihrem Tag tatsächlich Priorität hat;
• gewinnen Sie Ruhe, weil alles markiert ist (keine Gefahr des Vergessens);
• sich ausruhen oder Freizeit genießen können;
• bei der Hausarbeit produktiver sein;
• ein Erfolgserlebnis haben.

Welche Tipps für effektive Listen?

Wählen Sie die richtige Anwendung (oder das richtige Papier)

Der erste große Schritt in Richtung einer organisierteren und produktiveren Routine mit Hilfe einer effizienten To-Do-Liste ist die Entscheidung, wo sie aufbewahrt werden soll. Es ist sehr wichtig, dass das Tool praktisch und intuitiv ist und dass Sie sich gut darauf einstellen, sonst verschwenden Sie nur Zeit und haben keinen Erfolg.

Derzeit gibt es Hunderte von Apps, die Ihnen bei dieser Aufgabe helfen können (wir haben unten einige aufgelistet). Es gibt jedoch diejenigen, die immer noch körperliche Agenden bevorzugen und sich damit wohler fühlen, Post-its, Notizbücher und Notizen auf Papier. Und daran ist nichts auszusetzen. Wenn Papier für Sie funktioniert, denken Sie nicht zweimal darüber nach, es zu verwenden. Das Wichtigste ist, das Werkzeug zu verwenden, das zu Ihnen und Ihrem Lebensstil passt.

Digitale Tools haben jedoch mehrere Vorteile gegenüber Papier, und es ist gut, zumindest zu wissen, was sie sind, selbst wenn Sie am Ende Papier verwenden. Einige Vorteile sind:

• Sie sind einfach zu bearbeiten, was bedeutet, dass Sie Informationen schnell aktualisieren können;
• Sie haben eingebaute Erinnerungen;
• Es ist sehr schwierig, sie zu verlieren, da die Liste selbst normalerweise in der Cloud gespeichert wird;
• Sie können Ihre Aufgaben nach Priorität, Fristen oder alphabetisch sortieren;
• Sie können anderen Aufgaben zuweisen und werden benachrichtigt, wenn sie diese erledigt haben.

Machen Sie mehr als eine Liste

Einer der Gründe, warum To-Do-Listen unorganisiert sind, ist die zufällige Mischung verschiedener Themen. Möglicherweise werden bei Ihnen mehrere Projekte gleichzeitig entwickelt, und es ist keine gute Idee, sich daran zu erinnern, einen Text Ihrer nächsten Kampagne zu überarbeiten, z. B. mit einem Hinweis auf die Auswahl von Lieferanten für eine Veranstaltung.

Halten Sie sich daher nicht zurück. Erstellen Sie Listen für alles, was Ihnen einfällt (und Sie brauchen)! Auf diese Weise können Sie den für die aktuelle Arbeit relevanten Rückstand öffnen und sich besser auf das konzentrieren, was getan werden muss. Dadurch werden Sie feststellen, dass die Listen effektiver werden und die Verwechslungsgefahr zwischen Aktivitäten erheblich abnimmt.

Schreiben Sie es so schnell wie möglich auf und verschieben Sie es nicht auf später

Wie oft denken wir über etwas nach, lassen es tun oder setzen es später in die Praxis um und vergessen es am Ende? Um dies zu verhindern, wenn Ihnen eine neue Aufgabe oder Idee in den Sinn kommt, schreiben Sie sie so schnell wie möglich auf. Sobald es aufgeschrieben ist, müssen Sie sich nicht mehr daran erinnern, sodass Sie es aus Ihrem Kopf verbannen und sich auf andere, wichtigere Dinge konzentrieren können.

Legen Sie Fristen für Aufgaben fest

Wann immer eine Aufgabe eine Frist hat, fügen Sie sie Ihrer Liste hinzu, um sie effektiver zu verfolgen. Wenn Sie sich merken (und visualisieren), wann Aufgaben fällig sind, können Sie Prioritäten setzen und auch Ihre Woche planen, was eine großartige Zeitmanagementstrategie ist. Bei den meisten Aufgaben-Apps sehen Sie, was heute, morgen und später in der Woche fällig ist, unabhängig davon, auf welcher Liste sie stehen (mehr dazu im nächsten Tipp).

Auf diese Weise können Sie alles sehen, was für den Tag ansteht, und sich ein Bild davon machen, wie es aussehen wird. Auf diese Weise können Sie sich auch einen Moment Zeit nehmen, um einige Aufgaben neu zu planen, wenn Sie sich überwältigt fühlen, wenn Sie sich nur alles ansehen, was nächste Woche fällig ist.

Organisieren Sie Ihre Liste nach Arbeitsablauf, Priorität oder Fälligkeitsdatum

Jeden Tag Ihre To-Do-Liste neu zu organisieren, ist Zeitverschwendung und kann schließlich zu Verwirrung führen, die zu Produktivitätsverlusten führt. Widerstehen Sie dieser Versuchung, indem Sie eine narrensichere Struktur für Ihr Backlog erstellen. Wenn Ihre Bewerbung dies zulässt, sollten Sie für jeden Stellentyp unterschiedliche Abschnitte erstellen. So ist es möglich, die Arbeiten je nach Ihren Präferenzen nach Projekt, Priorität oder Fertigstellungsdatum zu ordnen.

zuerst Rückstand

Um sicherzustellen, dass die Aktivität termingerecht und in bestmöglicher Weise abgeschlossen wird, ist es wichtig, dies zu tun definieren, was die wichtigsten Themen sind. Lassen Sie sie entweder oben in der Liste oder markieren Sie sie mit Tags Prioritätenlisten ist es wichtig, eine gute Sichtbarkeit zu haben, damit die wichtigsten Jobs nicht verloren gehen.

Ein Auge auf die Aktivitäten mit der höchsten Priorität zu haben bedeutet nicht, dass sie zuerst erledigt werden müssen. Manchmal ist es am besten, den Tag mit einer einfachen Aufgabe zu beginnen. Oder vielleicht folgen Sie der 80/20-Regel, die vorschreibt, dass 80 % der Jobs in 20 % der Zeit erledigt werden können, und fangen lieber damit an.

Aktivitäten nicht übertreiben

Es gibt Zeiten, da häufen sich viele Anforderungen und um Ordnung ins Haus zu bringen, wird ein Umfang an Aktivitäten vorgeschrieben, der weit über das hinausgeht, was Körper und Geist gewohnt sind. Die Folge davon ist eine übermäßige Ermüdung, die letztendlich die folgenden Anforderungen beeinträchtigt und somit die Lebensqualität und das Wohlbefinden verschlechtert.

Es gibt noch ein anderes Szenario: Sie sind aufgeregt und beschließen, zu viele Projekte auf einmal zu übernehmen. Am Ende des Tages kann er damit nicht umgehen und muss die Frist mit seinem Chef „brechen“ oder ein Produkt liefern, das weit unter dem liegt, was er unter normalen Bedingungen leisten könnte. Daher macht es keinen Sinn, zu übertreiben. Stellen Sie keine Liste mit 10 Aktivitäten zusammen, wenn Sie es gewohnt sind, nur 5 pro Tag zu tun.

Schreiben Sie Aufgaben, keine Ziele

Führen Sie idealerweise getrennte Listen für Ihre Aufgaben und Ihre Ziele. Die Idee ist schließen keine Ziele ein auf deiner To-Do-Liste. Während Aufgaben Ihnen helfen können, Ihre Ziele zu erreichen, sind sie größere Wünsche und nicht etwas, das Sie den ganzen Tag über erreichen können. Zum Beispiel ist „Englisch sprechen lernen“ ein Ziel; Sie können dies jedoch in eine Aufgabe unterteilen, indem Sie sagen: „Lesen Sie 15 Minuten lang englische Inhalte“ oder „Sehen Sie sich einen Film auf Englisch an“.

Dies gilt auch für Ziele. Sie können diese als Meilensteine ​​sehen. Um auf das Beispiel des Englischsprechens zurückzukommen, könnte ein Ziel lauten: „In einem Monat mit jemandem auf Englisch über meine Lieblingsspeisen sprechen“. Es ist das gewünschte Ergebnis, das Sie in Ihrer Praxis suchen.

lass nichts zurück

Es ist nicht sehr ungewöhnlich, dass Sie diese Aufgabe finden, die letzte Woche hätte erledigt werden sollen. Nächstes Mal, fragen Sie sich, warum es nicht realisiert wurde. Was waren die Schwierigkeiten? Muss Ihre Priorität geändert werden? Oder muss es jemand anderem zugewiesen werden? Blockiert irgendein Teil der Aufgabe seine Ausführung, weil er nicht klar ist? Den Grund für die Verzögerung zu kennen, kann uns helfen, effizienter zu sein und diese Rückstände im Keim zu ersticken.

Überprüfen Sie Ihre täglichen To-Do-Listen

Wie in jedem Lebensbereich ist es sehr wichtig, innezuhalten, nachzudenken und bestimmte Themen zu überprüfen, und Ihre To-Do-Liste ist nicht anders. Nehmen Sie sich täglich 5 oder 10 Minuten Zeit und sehen Sie sich Ihre To-Do-Liste an. Nehmen Sie bei Bedarf einige Anpassungen vor, damit es weiterhin Vorteile und eine organisiertere Routine für Sie bringt.

Nützliche Apps zum Organisieren

Google halten

O Google halten ist die Notizenanwendung von Google, die mit einer einfachen und intuitiven Benutzeroberfläche verspricht, Ihre Routine produktiver zu machen. Der Zugriff erfolgt über Android, iOS e Desktop, nicht so viel Windows wie viel in der iMac. Synchronisiert mit Google Drive, ist perfekt, um die Termine des Tages und andere Informationen zu organisieren, die Sie nicht verlieren möchten.

Wie andere Anwendungen des gleichen Stils, die Google halten ermöglicht zusätzlich zum Erstellen von Notizen die Verwendung von Lesezeichen und Erinnerungen – was die Erledigung aller Aufgaben zum geplanten Datum und zur geplanten Uhrzeit begünstigt. Die App verfügt sogar über ein sehr effizientes Suchfeld, mit dem die erstellten Notizen einfach durchsucht werden können: Geben Sie einfach einen Begriff ein, der im Inhalt der Notiz oder Liste enthalten ist, und er wird angezeigt.

Google-Aufgaben

O Google-Aufgaben Es ist eine weitere Möglichkeit, Ihre täglichen Aufgaben zu organisieren. Damit können Sie Aufgabenlisten in der Cloud organisieren und den Zugriff von jedem Gerät aus ermöglichen, auf dem Sie Zugriff auf Ihr Konto haben. Google. Es ist auch mit integriert Google Kalender, wodurch jede Aufgabe mit einem Datum automatisch zum Kalender hinzugefügt wird.

Nein Google-Aufgaben Sie können Ihre Aufgaben über Listen nach Themen organisieren, wie Sie es bevorzugen. Die App kann unter heruntergeladen werden Google Play, auf Handys Androidund in der App Store, Kein iPhone. Für PC ist die App mit integriert Google Mail und kann von jedem Browser aus aufgerufen werden.

Trello

O Trello ist eine kollaborative Plattform, die Projektmanagement ermöglicht und Aufgaben zwischen Teams ausrichtet. Um Organisation und Produktivität zu steigern, eignet sich das Tool ideal für Unternehmen jeder Branche und Größe. DER Trello Es kann auch für persönliche Projekte verwendet werden, wie z. B. das Organisieren von Arbeitsaufgaben, Hausarbeit, Urlaubsplanung und Bezahlen von Rechnungen.

Mit einem durchdachten System können Sie Aufgaben in Tabellen und Spalten unterteilen, die nach dem Status der einzelnen Aufgaben unterteilt werden können (z. B.: zu erledigen, in Bearbeitung, in Überprüfung, abgeschlossen). Das Tool hat die meisten Funktionen kostenlos veröffentlicht, aber mit einigen aufwändigeren kostenpflichtigen Funktionen.

organisieren

Verfügbar in Online-Versionen, iOS e Androidoder organisieren ist eine unglaubliche Lösung für die Verwaltung persönlicher Finanzen – das sind Aufgaben, die Planung erfordern, oder? Neben der manuellen Eingabe aller Ausgaben des Tages besteht die Möglichkeit, die Kreditkarte und das Bankkonto zu verknüpfen. Daher werden alle Bewegungen, die in beiden Kanälen ausgeführt werden, auch im angezeigt organisieren.

Auf dem Startbildschirm der App kann sich der Nutzer bereits einen Überblick über seine Finanzen verschaffen. Nur in dieser ersten Analyse ist es möglich zu wissen, ob die Konten positiv oder negativ sind. Die App hat sogar eine spezielle Registerkarte, um Bewegungen durch Berichte zu überprüfen, die Informationen wie Einnahmen, Ausgaben und Banküberweisungen enthalten.

Google Kalender

Eine weitere Anwendung, die für alle sehr nützlich sein kann, die ihre Termine und Aktivitäten organisieren müssen, ist die Google Kalender, ein virtueller elektronischer Kalenderdienst mit einem sehr ähnlichen Stil und so einfach zu bedienen wie der Google Mail. Das Tool synchronisiert sich auch mit allen anderen Anwendungen im Google-ArbeitsbereichAls Google Mail, Google Drive e Hangout.

O Google Kalender Es hat eine sehr einfache und leicht zu navigierende Oberfläche. Sie können Ihre Termine nach Tag, Woche, Monat oder Terminen anzeigen (Sie sehen sie alle in Listenform). Mit dem Tool können Sie sogar mehr als eine unterschiedliche Agenda erstellen. Diese Option ist für diejenigen gedacht, die das Tool für ihr Berufs- und Privatleben verwenden, oder auch für diejenigen, die andere unterschiedliche Projekte haben.

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Fontes: Asana, PCMag, Lifehack.